Assistant Operations Manager

ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ (Assistant Operations Manager)

บริษัท ออน ดิส เดย์ จำกัด | ON THIS DAY CO., LTD.

แผนก: Operations

รายงานตรงต่อ: ผู้บริหารที่กำกับฝ่ายปฏิบัติการ

ทีมที่ดูแล: Admin / Customer Service, คลังสินค้าและแพ็กสินค้า และทีมคาเฟ่ (ประสานงานผ่าน Head Barista)

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง (Job Purpose)

บริหารและควบคุมการดำเนินงานประจำวันของบริษัท ON THIS DAY ให้เป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และเชื่อมโยงกันทั้งช่องทาง Online และ Offline ครอบคลุมงานขายและบริการลูกค้า การจัดซื้อ การบริหารสินค้าคงคลัง การจัดส่งสินค้า การดำเนินงานของโชว์รูมและคาเฟ่ ตลอดจนการประสานงานกับ Supplier พาร์ทเนอร์ และหน่วยงานภายนอกทั้งในและต่างประเทศ

ตำแหน่งนี้มีบทบาทสำคัญในการเชื่อมโยงการทำงานระหว่างผู้บริหาร ทีมงานภายใน และหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน สามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น และบรรลุเป้าหมายของบริษัท

ผู้ที่เหมาะสมกับตำแหน่งนี้ต้องมีทักษะการสื่อสารและประสานงานที่ดีเยี่ยม มีความคิดเป็นระบบ สามารถวิเคราะห์ปัญหาอย่างมีเหตุผล จัดลำดับความสำคัญ ตัดสินใจและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างเหมาะสม รวมถึงมีความเป็นผู้นำ รับผิดชอบงานจนสำเร็จ และพร้อมลงมือปฏิบัติงานร่วมกับทีมเมื่อจำเป็น

หน้าที่และความรับผิดชอบ (Key Responsibilities)

1. บริหารงานปฏิบัติการทั้ง Online และ Offline

• วางแผน ควบคุม และติดตามการดำเนินงานประจำวันของทุกทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายและมาตรฐานของบริษัท
• ดูแลความต่อเนื่องของการดำเนินงานทั้งช่องทางออนไลน์ เช่น เว็บไซต์ Marketplace และ Social Commerce รวมถึงช่องทางออฟไลน์ เช่น โชว์รูม คาเฟ่ และคลังสินค้า
• จัดลำดับความสำคัญของงาน กระจายหน้าที่ และบริหารทรัพยากรบุคคลให้เหมาะสมกับปริมาณงาน
• ตรวจสอบความพร้อมของทีม ตารางปฏิบัติงาน และการจัดกำลังคนทดแทนเมื่อเกิดเหตุจำเป็น
• ติดตามความคืบหน้าของงานระหว่างแผนก กำหนดผู้รับผิดชอบและระยะเวลาที่ชัดเจน เพื่อให้งานสำเร็จตามกำหนด
• วิเคราะห์และแก้ไขปัญหาหน้างานอย่างเป็นระบบ โดยคำนึงถึงผลกระทบต่อลูกค้า ต้นทุน และประสิทธิภาพการดำเนินงาน
• ตัดสินใจแก้ไขปัญหาภายใต้ขอบเขตอำนาจที่ได้รับ และนำเสนอทางเลือกพร้อมข้อเสนอแนะต่อผู้บริหารในกรณีที่ต้องได้รับการอนุมัติ

2. บริหารทีมงานและประสานงานภายในองค์กร

• เป็นศูนย์กลางในการสื่อสารและประสานงานระหว่างผู้บริหาร ทีม Admin ทีมคลังสินค้า ทีมคาเฟ่ ฝ่ายการตลาด และฝ่ายการเงิน
• ถ่ายทอดนโยบาย แผนงาน และข้อกำหนดจากผู้บริหารให้ทีมเข้าใจตรงกัน และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
• สื่อสารข้อมูลที่สำคัญอย่างถูกต้อง ชัดเจน ครบถ้วน และทันเวลา เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน
• ติดตามงานข้ามแผนกและแก้ไขปัญหาที่เกิดจากการประสานงานหรือข้อมูลไม่ตรงกัน
• ให้คำปรึกษา แนะนำ และสนับสนุนทีมงานในการแก้ไขปัญหาประจำวัน
• ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม การสื่อสารเชิงสร้างสรรค์ และความรับผิดชอบร่วมกัน
• ประเมินปัญหาการทำงานของทีม พร้อมเสนอแนวทางพัฒนาประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการทำงาน

3. ดูแลทีม Admin และงานบริการลูกค้า

• ควบคุมมาตรฐานการให้บริการลูกค้าทุกช่องทาง ทั้ง Online และ Offline ให้มีคุณภาพและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
• ดูแลความถูกต้องของการรับคำสั่งซื้อ การให้ข้อมูลสินค้า การติดตามลูกค้า และการประสานงานจัดส่ง
• ติดตามข้อร้องเรียน การคืนสินค้า การเคลม และปัญหาหลังการขายให้ได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสม
• วิเคราะห์ปัญหาของลูกค้า ประสานทีมที่เกี่ยวข้อง และกำหนดแนวทางแก้ไขโดยคำนึงถึงความพึงพอใจของลูกค้าและผลประโยชน์ของบริษัท
• สุ่มตรวจคุณภาพการตอบแชตและการดำเนินงานของทีม พร้อมให้คำแนะนำเพื่อยกระดับมาตรฐานบริการ
• ติดตามประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุป เพื่อให้ลูกค้าได้รับข้อมูลและความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง

4. ดูแลคลังสินค้า สต็อก และการจัดส่ง

• ควบคุมกระบวนการรับสินค้า จัดเก็บ หยิบ แพ็ก และจัดส่งให้ถูกต้องและตรงตามกำหนด
• ประสานงานระหว่างทีมขาย Admin และคลังสินค้า เพื่อให้ข้อมูลสต็อกและสถานะคำสั่งซื้อสอดคล้องกัน
• ดูแลการตรวจนับสินค้าคงคลัง วิเคราะห์ส่วนต่าง และติดตามการแก้ไขปัญหาสต็อก
• ควบคุมการแยกประเภทสินค้าพร้อมขาย สินค้าชำรุด สินค้าคืน และสินค้าเคลม
• ติดตามและแก้ไขปัญหาการจัดส่งร่วมกับบริษัทขนส่งและผู้เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบความพร้อมของวัสดุแพ็กสินค้า พื้นที่จัดเก็บ และอุปกรณ์ที่ใช้ในการปฏิบัติงาน
• ประสานงานการรับสินค้าใหม่และการบริหารสินค้าคงเหลือให้สอดคล้องกับแผนการขาย

5. ดูแลการดำเนินงานของโชว์รูมและคาเฟ่

• ควบคุมความพร้อมในการให้บริการของโชว์รูมและคาเฟ่ให้เป็นไปตามมาตรฐานของบริษัท
• ประสานงานกับ Head Barista เพื่อดูแลมาตรฐานการบริการ ความสะอาด การจัดกำลังคน และความพร้อมของอุปกรณ์
• ติดตามการปฏิบัติตาม SOP และ Checklist ประจำวัน
• ตรวจสอบการบริหารวัตถุดิบ สินค้าคงเหลือ และการควบคุมของเสีย
• ติดตามความผิดปกติของยอดขาย เงินสด และเอกสารปิดยอด พร้อมประสานงานกับฝ่ายการเงิน
• สนับสนุนการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าและข้อร้องเรียนของลูกค้าหน้าร้าน
• ประสานงานกับทีมการตลาดและทีมที่เกี่ยวข้อง เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับกิจกรรม โปรโมชัน และการเปิดตัวสินค้าใหม่

6. บริหารงานจัดซื้อและประสานงาน Supplier ทั้งในและต่างประเทศ

• วางแผนการจัดซื้อสินค้า วัสดุแพ็ก วัตถุดิบคาเฟ่ อะไหล่ และวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน
• ติดต่อ Supplier เพื่อขอใบเสนอราคา เปรียบเทียบต้นทุน คุณภาพ เงื่อนไขการค้า และระยะเวลาส่งมอบ
• จัดทำและตรวจสอบเอกสารจัดซื้อในระบบ Odoo รวมถึงติดตามสถานะคำสั่งซื้อและการส่งมอบสินค้า
• ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ได้รับ เทียบกับใบสั่งซื้อและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบเอกสารการซื้อก่อนส่งต่อฝ่ายการเงินเพื่อดำเนินการชำระเงิน
• ติดต่อและประสานงานกับ Supplier ต่างประเทศเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ การผลิต การชำระเงิน และการจัดส่ง
• ติดตาม Proforma Invoice, Commercial Invoice, Packing List และเอกสารนำเข้าที่เกี่ยวข้อง
• ประสานงานการตรวจสอบสินค้าก่อนส่งออก (Pre-shipment Inspection) และแก้ไขปัญหากรณีสินค้าไม่ตรงตามข้อกำหนด
• ประสานบริษัทขนส่งระหว่างประเทศ Freight Forwarder และตัวแทนออกของ เพื่อให้การนำเข้าสินค้าเป็นไปตามแผน
• ดูแลความสัมพันธ์กับ Supplier และพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ โดยเน้นการสื่อสารที่เป็นมืออาชีพและการแก้ไขปัญหาร่วมกัน

7. ประสานงานกับหน่วยงานภาครัฐและองค์กรภายนอก

• ติดต่อและประสานงานกับหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ การจัดซื้อ และการนำเข้าสินค้า
• ประสานงานกับกรมศุลกากรผ่านตัวแทนออกของ รวมถึงจัดเตรียมและตรวจสอบเอกสารประกอบการนำเข้า
• ตรวจสอบข้อกำหนดเบื้องต้นของสินค้าที่ต้องได้รับการอนุญาตหรือรับรองมาตรฐานจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น สมอ. อย. กสทช. และ สคบ.
• ประสานงานการยื่นขอใบอนุญาต การต่ออายุ การติดตามผล และการแก้ไขเอกสารให้ครบถ้วน
• ตรวจสอบและติดตามข้อกำหนดด้านฉลากสินค้าและเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนนำสินค้าออกจำหน่าย
• จัดทำทะเบียนใบอนุญาต เอกสารสำคัญ และกำหนดวันหมดอายุ เพื่อป้องกันความล่าช้าในการดำเนินงาน
• ประสานงานกับฝ่ายการเงินและผู้เกี่ยวข้องเกี่ยวกับภาษี อากร และค่าใช้จ่ายในการนำเข้า
• ติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎระเบียบที่อาจส่งผลต่อธุรกิจ พร้อมสรุปข้อมูลและเสนอแนวทางดำเนินการต่อผู้บริหาร

8. ประสานงานด้านการเคลมสินค้าและบริการหลังการขาย

• ดูแลและติดตามกระบวนการเคลมสินค้าตั้งแต่รับเรื่องจนถึงการปิดเคส
• ประสานงานระหว่างลูกค้า ทีม Admin ทีมช่าง Supplier และผู้ผลิต
• รวบรวมข้อมูล หลักฐาน และรายละเอียดปัญหาอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถตรวจสอบและดำเนินการได้รวดเร็ว
• วิเคราะห์ปัญหาเบื้องต้นและประสานผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเพื่อหาแนวทางแก้ไข
• ติดตามการซ่อม เปลี่ยนสินค้า หรือการจัดหาอะไหล่ให้เป็นไปตามเงื่อนไขการรับประกัน
• รายงานกรณีที่มีความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่าย ข้อพิพาท หรือเงื่อนไขทางการค้าให้ผู้บริหารพิจารณา

9. ประสานงานกับฝ่ายการตลาดและสนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจ

• ประสานงานกับทีมการตลาดเพื่อเตรียมความพร้อมด้านสินค้า สต็อก บุคลากร และการจัดส่งก่อนเริ่มแคมเปญ
• สนับสนุนการดำเนินงานสำหรับโปรโมชัน การเปิดตัวสินค้า งานอีเวนต์ และกิจกรรมทางธุรกิจทั้ง Online และ Offline
• แจ้งข้อจำกัดหรือความเสี่ยงด้านการปฏิบัติการให้ผู้เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้า
• รวบรวมความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากลูกค้า เพื่อสนับสนุนการปรับปรุงสินค้าและการให้บริการ
• ประสานงานกับพาร์ทเนอร์หรือผู้ให้บริการภายนอกที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัท

10. พัฒนาระบบงาน วิเคราะห์ปัญหา และรายงานผล

• จัดทำและปรับปรุง SOP, Workflow และ Checklist เพื่อให้ทุกทีมมีแนวทางปฏิบัติงานที่ชัดเจน
• วิเคราะห์ปัญหาจากกระบวนการทำงาน ค้นหาสาเหตุที่แท้จริง และเสนอแนวทางป้องกันการเกิดปัญหาซ้ำ
• ใช้ระบบ Odoo และเครื่องมือของบริษัทในการบันทึกข้อมูล ติดตามงาน และตรวจสอบความถูกต้อง
• จัดทำรายงานผลการดำเนินงานรายสัปดาห์ รวมถึงงานค้าง ปัญหา ความเสี่ยง และแนวทางแก้ไข
• นำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารอย่างเป็นลำดับ กระชับ และมีเหตุผล พร้อมทางเลือกหรือข้อเสนอแนะที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
• ติดตามผลการปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น

คุณสมบัติและทักษะที่ต้องการ (Qualifications & Skills)

คุณสมบัติทั่วไป

• วุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีขึ้นไป สาขาบริหารธุรกิจ การจัดการ โลจิสติกส์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์ด้าน Operations, Operations Coordination, Team Management หรือสายงานที่เกี่ยวข้องอย่างน้อย 3 ปี
• หากมีประสบการณ์บริหารทีม หรือดูแลธุรกิจที่มีทั้งช่องทาง Online และ Offline จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• สามารถใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสารทางอีเมลและประสานงานกับ Supplier หรือพาร์ทเนอร์ต่างประเทศได้
• สามารถใช้ Microsoft Office, Google Workspace และระบบบริหารจัดการธุรกิจได้ โดยหากมีประสบการณ์ใช้ Odoo หรือระบบ ERP จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• หากมีประสบการณ์ด้านจัดซื้อ นำเข้า ประสานงานหน่วยงานรัฐ หรือธุรกิจค้าปลีกและบริการ จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

ทักษะสำคัญที่บริษัทให้ความสำคัญเป็นพิเศษ

1. Communication & Coordination — ทักษะการสื่อสารและประสานงาน

• มีทักษะการสื่อสารที่ดีเยี่ยม สามารถสื่อสารกับบุคคลหลากหลายระดับ ทั้งผู้บริหาร พนักงาน ลูกค้า Supplier พาร์ทเนอร์ และหน่วยงานภาครัฐ
• ถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนให้เข้าใจง่าย ชัดเจน และครบถ้วน
• มีทักษะการเจรจาต่อรอง การติดตามงาน และการจัดการความคาดหวังของผู้เกี่ยวข้อง
• สามารถประสานงานหลายฝ่ายพร้อมกัน โดยไม่ทำให้ข้อมูลตกหล่นหรือเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน

2. Logical & Systematic Thinking — การคิดอย่างมีตรรกะและเป็นระบบ

• มีความคิดเป็นเหตุเป็นผล สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและเชื่อมโยงปัจจัยต่าง ๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจ
• สามารถแยกแยะประเด็นสำคัญ จัดลำดับขั้นตอน และวางแผนการทำงานได้อย่างเป็นระบบ
• มองเห็นความเชื่อมโยงและผลกระทบระหว่างแผนก ไม่พิจารณาปัญหาเพียงด้านใดด้านหนึ่ง
• สามารถอธิบายเหตุผล แนวทางแก้ไข และข้อเสนอแนะได้อย่างชัดเจน

3. Problem Solving & Decision Making — การแก้ไขปัญหาและตัดสินใจ

• มีไหวพริบและสามารถรับมือกับสถานการณ์เฉพาะหน้าได้ดี
• สามารถวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ประเมินทางเลือก และตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดด้านเวลาและทรัพยากร
• มีความยืดหยุ่นในการทำงาน พร้อมปรับแผนเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง
• ไม่เพียงรายงานปัญหา แต่สามารถนำเสนอแนวทางแก้ไขและลงมือดำเนินการได้
• รู้จักประเมินความเสี่ยงและพิจารณาว่าเรื่องใดสามารถตัดสินใจเองได้ หรือเรื่องใดควรเสนอผู้บริหาร

4. Leadership & Ownership — ภาวะผู้นำและความรับผิดชอบ

• มีภาวะผู้นำ สามารถบริหารทีม มอบหมายงาน และติดตามผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มีความรับผิดชอบสูง ติดตามงานจนสำเร็จ ไม่ปล่อยให้ปัญหาค้างโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ
• กล้าตัดสินใจภายใต้ขอบเขตหน้าที่ และพร้อมรับผิดชอบต่อผลลัพธ์
• มีทัศนคติที่ดีต่อการทำงานร่วมกับผู้อื่น รับฟังความคิดเห็น และสามารถจัดการความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์
• สามารถลงมือปฏิบัติงานร่วมกับทีมได้เมื่อจำเป็น

5. Operational Excellence — ความสามารถในการบริหารงานปฏิบัติการ

• มีความละเอียดรอบคอบ สามารถบริหารหลายงานพร้อมกันและจัดลำดับความสำคัญได้ดี
• เข้าใจกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกันตั้งแต่ต้นจนจบ
• สามารถควบคุมคุณภาพงานและติดตามผลลัพธ์ได้
• มีแนวคิดในการปรับปรุงระบบงาน ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และป้องกันความผิดพลาด
• สามารถบริหารการดำเนินงานของธุรกิจที่มีทั้งช่องทาง Online และ Offline ได้อย่างสอดคล้องกัน

ตัวชี้วัดความสำเร็จ (Key Performance Indicators: KPIs)

• Operational Efficiency: งานประจำวันดำเนินการได้ตามแผน มีความล่าช้าและข้อผิดพลาดลดลง
• Customer Service Quality: คุณภาพการให้บริการและความรวดเร็วในการจัดการข้อร้องเรียนเป็นไปตามมาตรฐานบริษัท
• Inventory & Fulfillment Accuracy: ความถูกต้องของสต็อก คำสั่งซื้อ และการจัดส่งสินค้า
• Cross-functional Coordination: ประสิทธิภาพในการประสานงานระหว่างทีมและการติดตามงานให้เสร็จตามกำหนด
• Purchasing & Supplier Performance: ความถูกต้องและตรงเวลาของกระบวนการจัดซื้อและการส่งมอบสินค้า
• Problem Resolution: ความสามารถในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว เหมาะสม และลดการเกิดปัญหาซ้ำ
• Process Improvement: การพัฒนา SOP และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• Team Performance: ความพร้อมของทีม คุณภาพการทำงาน และความสามารถในการรับผิดชอบงานตามที่ได้รับมอบหมาย

ลักษณะบุคคลที่เรามองหา (Ideal Candidate)

เรากำลังมองหาคนที่สามารถเป็นกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนงาน Operations ของ ON THIS DAY เป็นคนที่ สื่อสารเก่ง ประสานงานคล่อง คิดเป็นระบบ แก้ปัญหาได้จริง และรับผิดชอบงานจนจบ

สามารถทำงานร่วมกับคนหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่ทีมปฏิบัติการ ลูกค้า พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ ไปจนถึงหน่วยงานภาครัฐและ Supplier ต่างประเทศ

เป็นคนที่มองเห็นภาพรวมของธุรกิจ แต่ไม่มองข้ามรายละเอียด สามารถเชื่อมโยงงานหลายแผนกให้ดำเนินไปในทิศทางเดียวกัน และพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน

เราไม่ได้มองหาเพียงคนที่คอยรับคำสั่งและติดตามงาน แต่ต้องการคนที่สามารถคิด วิเคราะห์ วางแผน ประสานงาน และผลักดันให้งานสำเร็จได้ด้วยตนเอง ภายใต้แนวทางและเป้าหมายที่บริษัทกำหนด