Operation Manager

รายละเอียดงาน (Job Description)

ตำแหน่ง: Operations Manager — ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

บริษัท: บริษัท ออน ดิส เดย์ จำกัด (ON THIS DAY)

ฝ่าย: Operations

รายงานตรงต่อ: กรรมการผู้จัดการ ด้านการควบคุมธุรกิจและปฏิบัติการ

เกี่ยวกับบริษัท

ON THIS DAY ดำเนินธุรกิจจำหน่ายเครื่องชงกาแฟ เครื่องบด และอุปกรณ์กาแฟ ผ่านช่องทางออนไลน์และโชว์รูม พร้อมธุรกิจคาเฟ่และการเรียนรู้ด้านกาแฟ เรากำลังพัฒนาระบบปฏิบัติงานให้รองรับการเติบโตของแบรนด์สินค้าและการให้บริการลูกค้าอย่างมีคุณภาพ

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง

บริหารงานคาเฟ่ คลังสินค้า การจัดส่ง และบริการหลังการขายให้ดำเนินไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ จัดระบบงานและกำลังคน ควบคุมต้นทุน และแก้ไขปัญหาประจำวัน เพื่อให้สินค้าพร้อมขาย ลูกค้าได้รับบริการตามมาตรฐาน และทีมทำงานได้ตามเป้าหมาย

ทีมที่ดูแล

• Packing Staff

• Head Barista และทีม Barista

• Barista Trainer ในด้านตารางงานและการปฏิบัติงาน

ทำงานร่วมกับทีม Commercial และ Admin ด้านคำสั่งซื้อและบริการลูกค้า โดยทีมดังกล่าวมีสายบังคับบัญชาแยกต่างหาก

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. บริหารงานปฏิบัติการและทีมงาน

• วางแผนงานประจำวันและสัปดาห์ กำหนดผู้รับผิดชอบและติดตามผลให้ชัดเจน

• จัดตารางกำลังคนให้เหมาะสมกับปริมาณคำสั่งซื้อ การให้บริการคาเฟ่ และกิจกรรม Academy

• จัดทำและปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงาน (SOP) และรายการตรวจสอบที่ทีมใช้งานได้จริง

• แก้ไขปัญหาประจำวัน วิเคราะห์สาเหตุ และวางมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ

• ฝึกอบรม ให้ข้อเสนอแนะ และประเมินผลงานพนักงานในความรับผิดชอบ

2. ดูแลคลังสินค้าและความถูกต้องของสต็อก

• ควบคุมการรับเข้า จัดเก็บ เบิกจ่าย โอนย้าย และรับคืนสินค้า

• ตรวจสอบให้จำนวนและสถานะสินค้าในระบบตรงกับสินค้าจริง พร้อมวางแผนตรวจนับ

• จัดพื้นที่และตำแหน่งเก็บสินค้าให้ค้นหาได้ง่าย ลดความเสียหายและความผิดพลาด

• แยกสินค้าพร้อมขาย สินค้าตัวอย่าง สินค้าชำรุด และสินค้าเคลมให้ชัดเจน

• รายงานสินค้าค้างนาน สินค้าใกล้ขาด และความผิดปกติของสต็อก

• ประสานทีม Commercial เพื่อวางแผนระบายสินค้าและเตรียมสต็อกสำหรับแคมเปญ

3. ควบคุมการแพ็กและจัดส่ง

• กำกับการหยิบ ตรวจ แพ็ก และส่งสินค้าให้ถูกต้องและทันกำหนด

• วางมาตรฐานบรรจุภัณฑ์ให้เหมาะกับสินค้า โดยเฉพาะเครื่องชงกาแฟและสินค้าที่เสียหายง่าย

• ประสานขนส่งและติดตามกรณีส่งล่าช้า สูญหาย หรือเสียหาย

• เตรียมกำลังคนและการจัดส่งในช่วงแคมเปญหรืองานแสดงสินค้า

• ประสาน Admin ให้ได้รับข้อมูลที่เพียงพอสำหรับแจ้งความคืบหน้าลูกค้า

4. กำกับการปฏิบัติงานคาเฟ่และ Academy

• ดูแลความพร้อมเปิด–ปิดร้าน ความสะอาด อุปกรณ์ และมาตรฐานบริการ

• ทำงานผ่าน Head Barista เพื่อควบคุมคุณภาพเครื่องดื่ม วัตถุดิบ และการบริการหน้าบาร์

• ติดตามยอดขาย ต้นทุนวัตถุดิบ ของเสีย และค่าใช้จ่ายที่ควบคุมได้

• ตรวจสอบการสรุปยอดขายและส่งมอบเงินประจำวันตามขั้นตอนบริษัท

• ประสานการซ่อมบำรุงและดูแลอุปกรณ์ให้พร้อมใช้งาน

• จัดตาราง Trainer และเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ และวัตถุดิบสำหรับคลาสหรือเวิร์กช็อป

• สนับสนุนการสาธิตและทดสอบสินค้า โดยจัดเวลาให้สอดคล้องกับงานบริการหลัก

5. รับผิดชอบงานเคลมกับ Supplier

• รับช่วงเคสจาก Admin ตรวจสอบข้อมูลการซื้อ เงื่อนไขประกัน และหลักฐานให้ครบถ้วน

• ประสานผู้มีความรู้ทางเทคนิค ศูนย์บริการ หรือช่างภายนอกเพื่อตรวจอาการตามความเหมาะสม

• ติดต่อ Supplier ส่งหลักฐาน ขอแนวทางแก้ไข และติดตามอะไหล่ เครื่องทดแทน หรือผลชดเชย

• ควบคุมการรับ–ส่งและบันทึกสถานะสินค้าเคลมให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

• อัปเดตความคืบหน้าให้ Admin ใช้สื่อสารกับลูกค้า และติดตามจนปิดเคสครบถ้วน

• ส่งต่อผู้บริหารเมื่อ Supplier ปฏิเสธเคลม มีค่าใช้จ่ายเกินอำนาจ หรือพบปัญหาคุณภาพซ้ำ

6. ประสานคำสั่งซื้อและการรับสินค้าใหม่

• รวบรวมความต้องการเติมสินค้าและวัสดุใช้งาน พร้อมเสนอขออนุมัติ

• ประสานเอกสารและติดตามคำสั่งซื้อหลังได้รับอนุมัติราคา สเปก และเงื่อนไขแล้ว

• ติดตามกำหนดผลิตและส่งมอบ ประสานขนส่งหรือตัวแทนนำเข้า

• วางแผนรับเข้าและตรวจสินค้าตามเกณฑ์ที่บริษัทกำหนด

• แจ้งความล่าช้าหรือความคลาดเคลื่อน พร้อมเสนอแนวทางแก้ไข

• ส่งกลับให้ผู้บริหารพิจารณาหากมีการเปลี่ยนสเปก วัสดุ ราคา หรือเงื่อนไขสำคัญ

7. จัดทำรายงานและพัฒนาระบบงาน

• ใช้ Odoo และเครื่องมือของบริษัทบันทึกงานให้เป็นปัจจุบันและตรวจสอบได้

• รายงานสถานะสต็อก การจัดส่ง เคสเคลม ต้นทุนปฏิบัติการ และปัญหาที่ต้องตัดสินใจ

• วิเคราะห์สาเหตุของข้อผิดพลาดและเสนอการปรับปรุงที่วัดผลได้

• ประสานส่งเอกสารรับสินค้า ค่าใช้จ่าย และข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ผู้รับผิดชอบบัญชีครบถ้วน

ขอบเขตอำนาจ

• มอบหมายงานและจัดกำลังคนในทีมภายใต้ระเบียบและงบประมาณบริษัท

• ตัดสินใจแก้ไขปัญหาประจำวันและอนุมัติค่าใช้จ่ายภายในวงเงินที่ได้รับมอบหมาย

• แยกพักสินค้าที่พบความผิดปกติเพื่อตรวจสอบก่อนส่งมอบ พร้อมแจ้งผู้เกี่ยวข้อง

• ขออนุมัติการปรับยอดสต็อก ตัดจำหน่าย คืนเงิน เปลี่ยนสินค้า หรือค่าใช้จ่ายที่อยู่นอกกรอบ

• งานพัฒนาสินค้า การเลือกโรงงาน และการอนุมัติผลิตอยู่ในความรับผิดชอบของกรรมการผู้จัดการ

• งานวินิจฉัยและซ่อมเครื่องเชิงเทคนิคต้องดำเนินการโดยผู้มีความสามารถเหมาะสม โดยตำแหน่งนี้รับผิดชอบการประสานและติดตามผล

คุณสมบัติ

• มีประสบการณ์ด้านปฏิบัติการ ค้าปลีก E-commerce คลังสินค้า หรือธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มอย่างน้อย 3 ปี

• มีประสบการณ์บริหารทีมและประสานงานหลายฝ่าย

• เข้าใจการควบคุมสต็อก การรับ–ส่งสินค้า และการบริการลูกค้า

• สามารถวางระบบงาน จัดลำดับความสำคัญ และแก้ไขปัญหาหน้างานได้

• อ่านข้อมูลยอดขาย ต้นทุน และรายงานปฏิบัติการเพื่อประกอบการตัดสินใจได้

• ใช้ Excel หรือ Google Sheets ได้ และพร้อมเรียนรู้ระบบ Odoo

• สื่อสารภาษาอังกฤษเพื่อประสาน Supplier ทางข้อความและอีเมลได้

• มีความละเอียด รับผิดชอบ และติดตามงานจนจบ

• สามารถปฏิบัติงานระหว่างคลังสินค้า คาเฟ่ และพื้นที่กิจกรรมของบริษัทตามแผนงาน

• หากมีประสบการณ์ทั้งงานคาเฟ่และคลังสินค้า หรือสินค้าเครื่องชงกาแฟ จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

ตัวชี้วัดผลงานหลัก

กำหนดเป้าหมายร่วมกับผู้บริหารตามข้อมูลตั้งต้นและทรัพยากรที่ได้รับ โดยพิจารณา:

• ความถูกต้องของสต็อกและการปิดข้อแตกต่างจากการตรวจนับ

• อัตราจัดส่งตรงเวลาและความถูกต้องของคำสั่งซื้อ

• ความเสียหายและข้อผิดพลาดจากการจัดเก็บ แพ็ก และส่งสินค้า

• ระยะเวลาดำเนินการเคลม การติดตามตามกำหนด และจำนวนเคสค้าง

• มาตรฐานบริการคาเฟ่ ต้นทุนวัตถุดิบ และของเสีย

• ความพร้อมของคลาส เวิร์กช็อป และกิจกรรมที่รับผิดชอบ

• การลดปัญหาเกิดซ้ำและการปฏิบัติตาม SOP ของทีม

เป้าหมายใน 90 วันแรก

• 30 วันแรก: ตรวจระบบงาน คลัง คาเฟ่ และเคสเคลมค้าง จัดทำข้อมูลตั้งต้นและรายการปัญหาตามความสำคัญ

• ภายใน 60 วัน: ปรับขั้นตอนหลัก จัดผู้รับผิดชอบให้ชัด และเริ่มรายงานผลรายสัปดาห์

• ภายใน 90 วัน: ประเมินผลการปรับปรุง ลดปัญหาหลักที่ตกลงร่วมกัน และเสนอแผนพัฒนาปฏิบัติการไตรมาสถัดไป